Jak być bardziej produktywnym

Wielokrotnie zdarza się, że masa zadań kumuluje się w ciągu dnia i nie wiadomo od czego zacząć. Stajemy się przytłoczeni i zestresowani… Dlatego tak ważne jest, aby poznać i zacząć stosować tych kilka wskazówek dotyczących produktywności, dzięki którym można odzyskać kontrolę nad swoim czasem i zyskać go więcej na przyjemności.

To jednocześnie najprostsze i najbardziej skuteczne narzędzie zwiększające produktywność. Jednak ważne jest, aby odpowiednio z niego korzystać. Tylko wtedy będzie naprawdę użyteczne.

👇 O tym warto pamiętać podczas tworzenia list zadań:

• Zadania muszą być konkretne. Nie rozpisuj się. Zapisuj proste i w pełni zrozumiałe zdania.
• Każde zadanie powinno mieć swój cel. Jego wykonanie ma czemuś służyć. Ma być w pełni celowe i potrzebne. Wyeliminuj te zadania, które nie przyniosą Ci zamierzonego rezultatu.
• Duże zadania rozbijaj na mniejsze podzadania (zadania pośrednie). Zapisywanie zbyt skomplikowanych zadań zmniejszy jedynie Twoją motywację do działania.
• Aktualizuj listę przynajmniej raz dziennie. Skreślaj zadania już wykonane i usuwaj z listy te, które są już nieaktualne.

Stwórz jedną ogólną listę zadań, które będzie Twoją podstawą do dalszego planowania.

Zawsze będą istniały zadania mniej i bardziej ważne. Przejrzyj dokładnie swoją listę i zacznij klasyfikować wszystkie zadania. Zdecyduj, które zadania są najpilniejsze i na ich wykonaniu skup się w pierwszej kolejności. Każde wykonane zadanie skreślaj z listy – to daje ogromną satysfakcję i motywuje do działania 💪

Steven Covey (w książce “The 7 Habits of Highly Effective People”) proponuje następującą klasyfikację zadań:

• Ważne / pilne
  np. zdarzenia kryzysowe, sprawy naglące, które już są spóźnione
• Ważne / niepilne
  np. zadania planowane, odpoczynek, szukanie rozwiązań
• Nieważne / pilne
  np. spotkania, telefony, rachunki do zapłacenia
• Nieważne / niepilne
  np. niektóre przyjemności, tzw. “złodzieje czasu”

Ze stworzonej ogólnej listy zadań przypisz konkretne punkty do danego dnia. Nie zaśmiecaj swojego planu dnia zbyt dużą ilością zadań, których i tak nie będziesz w stanie wykonać. Zdecydowanie lepszym pomysłem jest dopisywanie nowych punktów po wykonaniu poprzednich.

Pod koniec dnia przejrzyj dokładnie swoją listę 📑 Sprawdź czego nie udało Ci się wykonać i przenieś to na nowy dzień. Dopisz do kolejnego dnia także pozostałe zadania, które planujesz wykonać.

Pamiętaj, aby być realistką 😉 Pomyśl ile czasu potrzebujesz na dane zadanie i zostaw czas na sprawy nieoczekiwane.

Nic tak nie motywuje do działania jak myśl o nagrodzie 🏆

Wyznaczaj cele, których naprawdę pragniesz. To doda Ci chęci do działania. Możesz osiągnąć naprawdę wiele, pamiętaj, aby się nie poddawać!

Nagradzaj siebie za osiągnięte cele – te dzienne bądź tygodniowe. Doceń swoją pracę i wysiłek, który wkładasz każdego dnia.

Z pewnością będą również takie momenty, kiedy nie uda Ci się zrealizować zamierzonych celów i wykonać wszystkich zadań.

Nie zniechęcaj się!

Przeanalizuj, co się wydarzyło i poszukaj rozwiązania. Pamiętaj o stałym rozwoju i zdobywaniu nowej wiedzy. To z pewnością Ci pomoże.

Ilość informacji, która dociera do nas każdego dnia jest coraz większa. Stale otrzymujemy powiadomienia o nowych mailach czy polubieniach na Facebooku. To wszystko mocno nas rozprasza i utrudnia naszą pracę. Ważne, aby być tego świadomą i zmniejszyć wpływ rozpraszaczy na naszą produktywność.

Pomyśl, aby:

• wyłączyć powiadomienia w różnych aplikacjach, które nie są nam potrzebne do wykonywania zadań
• nie sprawdzać poczty co 5 minut – wyznacz sobie czas w ciągu dnia kiedy ją sprawdzasz – pozostałą część czasu poświęć na sprawy do załatwienia
• kontroluj czas, który spędzasz np. na portalach społecznościowych w ciągu dnia – możesz skorzystać z aplikacji, które nad tym czuwają i ograniczają Ci dostęp po upływie wyznaczonego przez Ciebie limitu czasowego.
• zaplanować czas na odpoczynek (jeden bądź dwa w ciągu pracy) i nie robić krótkich przerw, co pół godziny – powrót do pracy będzie zajmował dużo czas

To tylko kilka propozycji. Warto je przetestować i wprowadzić także swoje rozwiązania, które umożliwią Ci skupienie się jedynie na swojej pracy 😉

Wielozadaniowość, tak mocno ceniona w wielu firmach, nie jest produktywna. Ta umiejętność jest bardzo przydatna, ale trzeba umieć wykorzystywać ją w odpowiednich momentach.

Za każdym razem, gdy zmieniasz zadanie, które wykonujesz, tracisz swój czas i koncentrację. Zostawiasz poprzednie zadanie skończone jedynie w połowie i nie możesz skupić się na nowych obowiązkach.

Lepszym rozwiązaniem jest skoncentrowanie się na jednej rzeczy i przejście do kolejnej dopiero po jej zakończeniu.

Tutaj przydatna może być także asertywność 😉 W wielu sytuacjach to pewnie inne osoby zachęcają nas do zmiany zadania, nad którym pracujemy.

Bez względu na to w jakim miejscu pracujesz zadbaj o porządek.

Bałagan wokół Ciebie jest źródłem Twojego rozproszenia.

Ja wybieram minimalistyczne środowisko pracy. Lubię mieć czystą przestrzeń i staram się usunąć ze swojego biurka wszystkie zbędne przedmioty.

Stwórz sobie przestrzeń do pracy, która jest dla Ciebie wygodna i nie zniechęca Cię do działania ✔️

Jestem osobą, która przez wiele lat pracowała głównie w nocy. Wtedy też najczęściej uczyłam się do egzaminów. Z czasem okazało się, że moja produktywność jest dużo większa od rana.

Wieczorem jest zbyt zmęczona po całym dniu i nie mam już takiej łatwości w działaniu. Wszystko zajmuje mi więcej czasu, a moja kreatywność jest dużo gorsza niż rano.

Przeanalizuj swoje najbardziej produktywne godziny i w tym czasie planuj najwięcej zadań. Ustal momenty w ciągu dnia, w których jesteś najbardziej skoncentrowana i kiedy masz największe chęci do pracy. Wykorzystaj ten czas jak najlepiej.

Czy ten punkt Cię zaskoczył?

👉 Aby być produktywnym trzeba zadbać także o siebie i swoje zdrowie.

7 godzin to minimalny czas jaki powinna spać dorosła osoba. Wiem, że dla wielu osób nie jest to łatwe, ale warto o to zadbać. Właśnie w tym czasie w pełni się regenerujemy i możemy sprawniej wykonywać nasze zadania.

Za pewne jest tu wielu “nocnych marków”, których będzie ciężko przekonać do wczesnego wstawania, ale chciałabym abyście poznali plusy takiego działania.

To, co robisz w pierwszych godzinach po wstaniu ma znaczący wpływ na to, jak będzie wyglądał Twój cały dzień!

Dlatego też wstawaj wystarczająco wcześnie, aby zdążyć zjeść pożywne śniadanie, poćwiczyć i bez pośpiechu przejrzeć swój plan działania. Znajdź przed swoimi obowiązkami chwilę tylko dla siebie, a gdy usiądziesz do pracy skup się już wtedy tylko na niej.

Robiąc to wszystko zauważysz, że jesteś bardziej zrelaksowana i skupiona na swoich obowiązkach. Wprowadź nowy nawyk do swojego życia 👍

Choć często nie zdajemy sobie z tego sprawy, odpowiednie jedzenie jest niezwykle ważne w utrzymaniu koncentracji i energii do działania.

Spożywaj świeżą najlepiej nieprzetworzoną żywność i unikaj cukru. Lekkie jedzenie doda Ci energii podczas, gdy ciężkie posiłki zachęcą Cię jedynie do drzemki 😉

Brak odpoczynku z powodu zbyt wielu zadań doprowadzi tylko i wyłącznie do mniejszej efektywności. W rezultacie zrobisz mniej rzeczy i zmniejszysz również jakość swojego działania.

Twoja wydajność znacząco wzrasta jeśli odpoczywasz 15-20 minut, co dwie godziny pracy! 💡

⬆ Warto to zapamiętać ⬆

Twój umysł musi mieć czas na oczyszczenie, aby móc wrócić do pracy bardziej skoncentrowany i produktywny.

Bardzo często zapominamy, że produktywność to nie jest wykonywanie wielu zadań. To robienie tych właściwych zadań, które są istotne z punktu widzenia naszego celu.

Zastanów się nad celem zadań, które wykonujesz i usuń z listy te rzeczy, które nie są istotne.

Szanuj swój czas i swoją energię.

Skup się na tym, co przybliża Cię do celu!

Wszystkie te opisane sposoby są skuteczne kiedy zaczniesz je regularnie stosować. Wyrób sobie nowe nawyki i działaj bardziej produktywnie 😍

A Ty masz swoje sprawdzone techniki na zwiększenie produktywności? Daj znać w komentarzu