Jak stworzyć własny wykres wydajności?

Jeśli chcesz skutecznie działać, potrzebujesz dobrego planu działaniu. Jednak ten plan musi uwzględniać nie tylko zadania do wykonania, ale także czas, którym realnie dysponujesz oraz Twoje predyspozycje do pracy w określonych godzinach. Jeśli plan będzie dostosowany do Ciebie, dużo łatwiej będzie Ci go zrealizować i osiągnąć cele. Aby tak było, potrzebujesz stworzyć swój własny wykres wydajności.

✨ Nasza energia nie jest przez cały dzień na tym samym poziomie. Tak samo jak nasze możliwości skupienia i koncentracji na danym zadaniu. Warto szanować nasz naturalny rytm i dostosować do niego pracę, jeśli tylko mamy taką możliwość. Aby działać bardziej produktywnie, trzeba znaleźć swoje najbardziej produktywne godziny w ciągu dnia i zacząć tę wiedzę wykorzystywać w praktyce.

Wykres wydajności, inaczej krzywa REFA, krzywa wydajności bądź wykres produktywności, to bardzo pomocne narzędzie, które uwzględnia Twoje najlepsze i najgorsze godziny w ciągu dnia pod kątem Twojej produktywności.

Wykres ten ma na celu dostarczenie Ci bardzo ważnych informacji na Twój temat 👉 Dzięki niemu możesz zoptymalizować swój dzienny harmonogram pracy i działać zgodnie ze swoim najlepszym rytmem dnia. Możesz wykorzystać swoje najlepsze i najbardziej produktywne godziny na pracę i na zadania, które wymagają od Ciebie większego skupienia, kreatywności czy zaangażowania, a swoje gorsze, mniej produktywne godziny możesz poświęcić na odpoczynek bądź na wykonywanie zadań łatwiejszych i szybszych.

Stworzenie takiego wykresu i przeanalizowanie jego wyników ma wiele korzyści:

✅ Poprawisz swoją efektywność

Zaczniesz działać szybciej, bo będziesz pracować w swoich najlepszych godzinach. Zadania będą wykonywane sprawnie i dobrze, bo wykorzystasz górkę nie tylko swojej energii, ale także kreatywności. Nie będziesz także już więcej marnować czasu na pracę w swoich najmniej produktywnych godzinach. Jednocześnie możesz zauważyć, jakie czynniki wpływają na Twoją produktywność i eksperymentować z różnymi strategiami, aby ją zwiększyć.

✅ Zoptymalizujesz swój harmonogram

Zaczniesz lepiej planować swoją pracę. Plan będzie realny i dostosowany do Twoich rzeczywistych możliwości i predyspozycji. Przestaniesz planować więcej zadań, niż jesteś w stanie wykonać. Zaczniesz także planować czas na odpoczynek i regenerację, który jest bardzo ważny i często pomijany.

✅ Zwiększysz swoją motywację i chęci do działania

Jeśli zaczniesz działać lepiej i sprawniej, wzrośnie Twoja motywacja do wykonywania kolejnych zadań. Zobaczysz, że możesz dobrze wykorzystać swój czas i siły, a co za tym idzie, zobaczysz, że robisz więcej i lepiej. Widząc postępy i poprawę w swojej produktywności, zaczniesz odczuwać satysfakcję i motywację do dalszego doskonalenia swoich nawyków pracy.

✅ Będziesz lepiej zarządzać swoimi zasobami

Krzywa wydajności pozwoli Ci nie tylko lepiej zarządzać czasem, ale także swoją energią i koncentracją. Jeśli połączysz godziny swojej największej produktywności z pracą w skupieniu, osiągniesz jeszcze lepsze efekty.

✅ Skupisz się na priorytetach

Kiedy wiesz, że Twoje „górki produktywności” są ograniczone czasowo, będziesz chciał/a wykorzystać je jak najlepiej. Dlatego skupisz się na tym, co rzeczywiście jest ważne i będziesz bardziej skrupulatnie ustalać i realizować swoje priorytety.

✅ Wykorzystasz swoje spadki energii

Nauczysz się również, że spadki produktywności możesz fajnie wykorzystać. Nie będziesz marnować tego czasu na walkę ze złożonymi, trudnymi zadaniami, ale zaplanujesz w tym czasie szybkie i proste zadania do wykonania takie jak odpisanie na maile czy uporządkowanie dokumentów.

Wykres wydajności wygląda mniej więcej tak:

💡 Pamiętaj

Wykres ten u każdego z nas będzie wyglądał nieco inaczej. I dobrze 👉 Ma być odzwierciedleniem tego, co rzeczywiście dzieje się u Ciebie w ciągu dnia. Nie sugeruj się więc wykresem innych osób.

Mimo że uważam, że poranne wstawanie sprzyja naszej produktywności, to zdaję sobie sprawę, że jest wiele osób, które będą dużo lepiej działać wieczorem czy nawet w nocy. Każdy z nas jest inny i każdy będzie miał nieco inne godziny swojego szczytu produktywnego działania.

⬇️

Zachęcam Cię więc do ustalenia, jakie godziny są dla Ciebie najbardziej produktywne, a jakie najmniej, a następnie do stworzenia swojej własnej krzywej wydajności i odpowiedniego korzystania z tej wiedzy.

Jak to zrobić?

Zacznij od obserwacji swojego działania w ciągu dnia zapisywania na kartce kiedy pracuje Ci się najlepiej, a kiedy masz spadki energii. Żeby mieć większą pewność, wykonaj to ćwiczenie przez kilka dni i sprawdź, czy godziny te pokrywają się ze sobą.

Przyglądaj się swojej pracy oraz swojej energii przez kilka dni. Zapisuj godziny, w których działasz bez problemów, oraz te kiedy ledwo robisz cokolwiek. Notuj kiedy potrzebujesz zrobić sobie kolejną kawę i momenty kiedy bardziej interesuje Cię wszystko wokół niż Twoje zadania do wykonania. Zapisuj każdą aktywność w ciągu dnia i do każdej z nich zapisuj “+” – jeśli wiąże się z większą energią, lub “-”jeśli to moment spadku tej energii.

👉 Te obserwacje przelej na wykres produktywności.

Wiedzę o swoich najbardziej produktywnych godzinach oraz momentach spadku energii wykorzystaj podczas planowania swojego dnia. Dzięki temu możesz działać dużo skuteczniej 😊

⬆️ Górkę swojej produktywności wykorzystaj na najważniejsze zadania. To jest ten czas, kiedy działasz najszybciej i najskuteczniej. Zadania będziesz wykonywać sprawnie, a Twoja kreatywność także będzie na wyższym poziomie.

⬇️ Wykorzystaj również dołki. Kiedy przychodzi naturalny kryzys energetyczny, wykorzystaj go na odpoczynek i naładowanie akumulatorów. Przygotuj się do kolejnej górki produktywności. Możesz w tym czasie także zająć się prostymi i szybkimi zadaniami, które wykonasz bez większego wysiłku. Z pewnością nie planuj wtedy zadań, które wymagają dużej energii, skupienia czy kreatywności.

Ja od kilku lat korzystam z takiego wykresu. Stworzyłam go dawno temu i jedynie sprawdzam co pewien czas czy jest dalej aktualny. Planuję swoje codzienne działania w takich godzinach, kiedy wiem, że pracuję najlepiej. Pozostały czas wykorzystuję na sprawy osobiste bądź regenerację i chwilę oddechu. Wiem, że posiadanie tej wiedzy to podstawa skutecznego zarządzania czasem.

A więc, jak efektywnie planować swój czas?

👉 Najlepiej robić to na podstawie swojego wykresu wydajności!