Jak radzić sobie ze złożonymi zadaniami

Nasze życie to tak naprawdę seria różnych, mniejszych i większych projektów. Projekty te dotyczą nie tylko naszego życia zawodowego, ale także osobistego. Umiejętność radzenia sobie z dużą listą obowiązków, ustalania co jest ważne i ogólne radzenie sobie z zarządzaniem czasem staje się jedną z bardziej pożądanych umiejętności ostatni lat. 

Zdarza się, że w ciągu dnia mamy do czynienia z luźno wrzuconymi zadaniami do wykonania, które nie są ze sobą powiązane. Innym razem, zadanie jest częścią większej całości – dużego projektu. Poniżej znajdziesz omówienie tej drugiej sytuacji. 

Poznaj kilka najważniejszych zasad, które pomogą Ci w zarządzaniu projektami.

Każde zadanie do wykonania powinno wynikać z Twojego celu. Zanim przystąpisz do działania zastanów się jaki efekt chcesz uzyskać 👉 określ idealny pożądany rezultat swoich starań.

Będzie Ci łatwiej kontrolować, czy To co robisz rzeczywiście przybliża Cię do celu.

Zorientujesz się, czy naprawdę zależy Ci na osiągnięciu takiego efektu.

Sprecyzuj więc główne założenia tego projektu. Pamiętaj, aby określać je w sposób jasny i dokładny.

Przemyśl dokładnie wszystkie kroki, które musisz wykonać. Zadbaj o to, aby kroki te były ułożone chronologicznie – zacznij od tego, który musisz wykonać jako pierwszy.

Wypisz wszelkie zadania i czynności do wykonania, łącznie z tymi najdrobniejszymi.

Im bardziej szczegółowo rozbijesz projekt na poszczególne elementy, tym łatwiej przyjdzie ci wszystko kontrolować i zrealizować. Jeśli jakieś zadanie jest stosunkowo duże i może stanowić dla Ciebie problem – rozbij je na mniejsze podzadania.

Nic tak nie utrudnia pracy jak bałagan…

Zanim przystąpisz do kolejnych etapów, pamiętaj, że najlepiej wszystkie zadania, notatki czy harmonogramy działań trzymać w jednym miejscu. Porządek w projekcie pozwoli Ci oszczędzić wiele czasu na poszukiwania potrzebnych informacji.

Jeśli nad projektem pracuje więcej osób zadbaj o to, aby każdy miał zawsze dostęp do wszystkich potrzebnych materiałów.

Idealnie sprawdzi się tu Dysk Google i Kalendarz Google.

Gdy masz już dokładnie rozpisane zadania, musisz dopisać do nich termin wykonania każdego z nich. Nie zapomnij ustalić także terminów kontrolnych oraz nieprzekraczalnego terminu końcowego. Terminy te zapisz w kalendarzu i upewnij się, że każdy członek zespołu je zna.

Określ ile czasu potrzebujesz na wykonanie każdego zadania. To da Ci wiedzę dotycząca tego, kiedy musisz zacząć nad nim pracować.

Bardzo często, aby ukończyć projekt potrzebne są dodatkowe zasoby. To mogą być ludzie, informacje, dokumentacja itp. Aby więc nie blokować sobie działania i nie narażać się na przekroczenie terminu końcowego, już w momencie rozpisywania całego planu ustal, co potrzebujesz, aby ukończyć projekt.

Zapisz wszystkie te rzeczy jako odrębne zadania do wykonania. Przypisz im termin i osobę odpowiedzialną.

W projektach mamy do czynienia z dwoma kategoriami zadań: kolejnymi i równoległymi. Zadania kolejne to takie. którymi należy zajmować się po kolei – jedno po drugim. Musisz zachować odpowiednią kolejność. Aby móc ruszyć z kolejnym zadaniem, wcześniejsze musi być już wykonane. Należy uszeregować te zadania w kolejności ich wykonywania.

Zadania równoległe możesz wykonywać równocześnie. Kolejność nie ma tu tak wielkiego znaczenia, ponieważ jedno zadanie nie wynika z drugiego. Pracując w zespole zadania równoległe mogą być wykonywane jednocześnie przez różne osoby.

Jeśli projekt jest rozbudowany i wymaga wielu umiejętności bądź jest to jeden z kilku projektów, które realizujesz, warto zastanowić się nad zebranie odpowiedniego zespołu. Praca zespołowa daje świetne efekty i jeśli możesz sobie na to pozwolić, zachęcam Cię do skorzystania z tej opcji. Pamiętaj, iż właściwi ludzie to podstawa sukcesu.

Przydziel im określone zadania i nie zapomnij o wskazaniu terminów ich realizacji.

Wspólne plany to fundament Waszego sukcesu. Jeśli określicie także wspólną wizję (którą jest najczęściej obraz przyszłego sukcesu), Twój zespół będzie dążył do wykonywania powierzonych zadań. Zaangażowanie to ważny element pracy zespołowej. Pamiętaj więc o określeniu wspólnych planów, stworzeniu wizji, która będzie motywacją do działania i dołożenia starań, aby to wszystko udało się urzeczywistnić.

Nie wszystko idzie zawsze po naszej myśli, dlatego już na etapie planowania pomyśl o kryzysach, które mogą się wydarzyć i przygotuj plan awaryjny na taką sytuację. Kiedy zrobisz to na spokojnie, a nie w sytuacji kiedy coś się złego wydarzyło, ten plan z pewnością będzie lepiej przemyślany i skuteczniejszy. Zapewnisz sobie tym spokojną głowę i zyskasz cenny czas, kiedy coś pójdzie nie tak jak było wstępnie zaplanowane.

Określ także tzw. fazę spowalniającą. Pomyśl, co spowalnia działanie i realizowanie zadań w tym projekcie. To może być zbyt mało informacji, zbyt małe kompetencje, nieodpowiednie miejsce pracy, dużo rozpraszaczy itp… Kiedy uda Ci się to określić, będzie można to wyeliminować bądź chociaż zminimalizować jej efekt na pracę przy projekcie.

Duże projekty nie muszą być straszne.

Odpowiednie podejście, wiedza i skuteczne planowanie już od samego początku pozwolą Ci zakończyć dany projekt z sukcesem.