Metoda Getting Things Done

Twórz przejrzyste, tematyczne i dobrze przemyślane listy zadań, które znacząco zwiększą Twoją produktywność każdego dnia. Jak to zrobić? Metoda Getting Things Done przychodzi z pomocą. Poznaj skuteczną metodę zarządzania zadaniami i zmień swój sposób planowania i działania.

Głównym założeniem metody Getting Things Done jest zebranie wszystkich zadań jakie mamy do wykonania i stworzenie z nich dobrze przemyślanych list. Listy te muszą być ułożone tematycznie i muszą być w pełni przejrzyste.

Metoda ta pozwoli Ci zapomnieć o masie spraw do załatwienia, dzięki czemu będziesz mogła skupić się na swojej pracy i na osiąganiu kolejnych celów 💪

To etap, w którym Twoim zadaniem jest zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich spraw, które masz do załatwienia i wszystkich rzeczy do zrobienia.

Tak naprawdę gromadzimy tutaj nie tylko zadania do wykonania, ale także nasze myśli, idei i dalekosiężne plany.

Ważne jest, aby znalazły się tam wszystkie Twoje sprawy.

Bez względu na to, czy są to zadania prywatne, zawodowe, hobbystyczne czy jakiekolwiek inne.

👉 Aby o niczym nie zapomnieć w pierwszej kolejności rozejrzyj się wokół siebie – w swoim domu, biurze, samochodzie.
Z pewnością w Twoim otoczeniu jest wiele spraw, które czekają na załatwienie (takich jak wymiana tuszu w drukarce czy kupienie nowej ładowarki samochodowej).

👉 Następnie usiądź w spokojnym miejscu i z głowy wypisz wszystko, co jest do zrobienia.
Przejrzyj swoje notatki w telefonie, na komputerze, maile i masę karteczek poukładanych w różnych miejscach. Wszędzie tam czekają na Ciebie kolejne zadania, które teraz powinny znaleźć się w jednym miejscu – na jednej dużej liście zadań.

Efektem tych działań będzie stworzenie listy wszystkich spraw, o których nie musisz już pamiętać. Tworzysz w swojej głowie przestrzeń na nowe działanie.

👉 Aby zakończyć proces gromadzenia zadań uporządkuj je teraz tematycznie. Podziel je na zadania związane z życiem prywatnym, pracą, dodatkowymi zleceniami, finansami itp.
Stworzysz w ten sposób kilka list zadań – każda związana z innym obszarem Twojego życia.

Gdzie gromadzić wszystkie materiały?

Wybierz narzędzie, które jest dla Ciebie najwygodniejsze

• Notatki w papierowej formie
• Cyfrowe urządzenia takie jak komputer, tablet, telefon
• Poczta elektroniczna
• Połączenie kilku narzędzi

Nie jest sztuką robić po kolei wszystko i cały czas być zawalonym zadaniami.

Sztuką jest takie zarządzanie zadaniami, aby wykonywać to, co niezbędne i dzięki temu osiągać cele i kończyć projekty ✨

Do tego potrzebna jest analiza i grupowanie zadań oraz wszelkich spraw według ich ważności.

Kolejnym etapem jest grupowanie tych zadań na grupy opisane poniżej:

• Zadania, których wykonanie zajmuje mniej niż 2 minuty
  te zadania należy zrobić od razu i nie zaśmiecać sobie nimi głowy
• Zadania, które wymagają więcej czasu, aby je wykonać
  te zadania należy przenieść do kolejnego etapu GTD – Porządkowania
• Zadania bez określonego czasu wykonaniate zadania należy zgrupować do jednej kategorii i nazwać tą grupę „może kiedyś”
• Zadania, które nie wymagają działania, ale informacje w nich zawarte są ważne i mogą się kiedyś przydaćtakie zadania należy przenieść do archiwum
• Zadania, które nie potrzebują działania i nie zawierają przydatnych informacjitakie zadania należy usunąć do kosza

Wszystkie zadania należy także przejrzeć pod kątem możliwości oddelegowania. Nie wszystko musimy wykonywać samodzielnie.

To bardzo ważny etap zarządzania swoimi sprawami.

Nie bierzemy tutaj pod uwagę zadań zajmujących mniej niż 2 minuty, czy tych spraw, które odłożyliśmy do archiwum.

Skupiamy się na zadaniach, które wymagają więcej czasu.

Porządkujemy je zgodnie z tymi grupami:

• Projekty
  jest to zbiór większej ilości małych zadańNp.Zadanie główne – Stworzyć stronę www
  Małe zadania: wykupić domenę, stworzyć mapę strony, zaprojektować stronę główną, stworzyć teksty na stronę itp.
• Najbliższe działania
  Są to ważne zadania, które należy wykonać w pierwszej kolejności
• Oczekiwane zadania
  Są to zadania, których w danym momencie nie możemy wykonać. Wymagają np. odpowiedzi od kogoś czy wykonania pracy przez kogoś innego.
• Kalendarz
  Tutaj wpisujemy wszystkie zadania, które muszą być wykonane w określonym momencie w czasie. Są to również wszystkie aktywności, które wykonujemy określonego dnia i o określonej godzinie.
  Zadaniom przypisujemy konkretny termin realizacji.

Jeśli coś nie jest niezbędne, nie trać na to czasu. Skupiaj się na ważnych zadaniach, a gdy masz wolniejszą chwilę, sięgaj do zadań wrzuconych na później.

Sprawdź także, które zadania możesz oddelegować komuś innemu.

Tak naprawdę każdy z nas powinien stworzyć swój własny system porządkowania zadań zgodny z naszymi potrzebami i przyzwyczajeniami.

System ma być przejrzysty i wygodny.

Aby nie pominąć żadnych zadań niezbędne jest ich regularne przeglądanie.

Powinno się to robić każdego dnia.

Metoda ta ma za zadanie nie tylko rozluźnić Twój umysł, ale także umożliwić mu działanie w sposób bardziej wyszukany i efektywny.

Codziennie lub chociaż zawsze wtedy, gdy masz taką możliwość, przeglądaj swoje zapiski w kalendarzu i listy z działaniami do wykonania.

Przeglądanie zadań powinno być na stałe wpisane w tygodniowym grafiku w kalendarzu.

Taki przegląd ma za zadanie:

• zebrać wszystkie sprawy i przeanalizować ich ważność
• przejrzeć stworzony system i w razie konieczności pousuwać bądź poprzekładać zadania
• zaktualizować swoje listy, dodać nowe zadania
• wyjaśnić niejasności i zakończyć wszystkie zadania.

Często najtrudniejszy punkt ze wszystkich 😉

Wiele z nas lubi planować, ale gorzej wychodzi nam realizowanie tych planów.

Nasz każdy dzień tak naprawdę składa się z trzech etapów:

1. Realizacja zadań planowanych
2. Realizacja zadań nieplanowanych – wszystko, co pojawia się niespodziewanie w trakcie naszej pracy
3. Planowanie pracy

Aby skutecznie planować pracę trzeba wziąć pod uwagę kilka ważnych czynników:

• Czas, którym dysponujemy
• Trudność zadania
• Ilość energii jaką posiadamy
• Sytuację, w jakiej obecnie się znajdujemy
• Priorytety jakie przypisujemy określonym zadaniom.

Dzięki przejściu przez wszystkie etapy, mamy pewność, że zadania,

które zaczynamy realizować są niezbędne do wykonania.

1. Gromadzenie wszystkich spraw, które angażują naszą uwagę
2. Analizowanie ich znaczenia
3. Porządkowanie wyników gromadzenia i analizy
4. Przeglądanie spraw
5. Realizacja zadań poprzez zamianę ich w działanie.