20 pożeraczy czasu, których należy unikać

Zdolność do osiągnięcia równowagi między robieniem właściwych rzeczy we właściwym miejscu i we właściwym czasie ma o wiele większe znaczenie, niż wielu ludzi uważa. Codziennie zmagamy się z górą obowiązków, dlatego produktywne działanie i odpowiednie wykorzystywanie czasu ma duże znaczenie w jakości naszego życia.

Przedstawiam Ci listę najczęściej pojawiających się pożeraczy czasu, które znacząco utrudniają Ci produktywne działanie. Zapoznaj się z nimi i zobacz czym możesz je zastąpić.

Codziennie marnujemy mnóstwo czasu na wykonywanie zadań, które nie mają określonych granic czasowych. Przez to realizujemy te czynności dużo dłużej, niż powinniśmy.

Moje ulubione Prawo Parkinsona idealnie to obrazuje: „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas przeznaczony na jej ukończenie”. W związku z tą teorią, wydłużamy naszą pracę maksymalnie do granicy czasu, który mamy do dyspozycji. Tak naprawdę jesteśmy w stanie wykonać dane zadanie dużo szybciej.

Rozwiązanie:

Przeznaczaj mniej czasu na dane zadanie (ale nadal niech ten czas będzie realny). Wtedy bardziej się mobilizujemy i szybciej zaczynamy działać.

Ludzie sprawdzają pocztę średnio 20 razy dziennie… To zdecydowanie za dużo. To jedna z większych strat czasu, z którą mamy codziennie do czynienia. Bez względu na to czy sprawdzasz pocztę na komputerze czy na telefonie, zajmuje to mnóstwo czasu. Zwłaszcza jeśli nie stosujesz od razu systemu porządkowania wiadomości. Istnieją sposoby, które czynią tej proces bardziej wydajnym i jednocześnie przyjemniejszym. Wkrótce pojawi się na ten temat osobny artykuł.

Rozwiązanie:

Ustal konkretne godziny sprawdzania wiadomości w ciągu dnia i nie odrywaj się już zbyt często od swojej pracy, aby odpowiedzieć na kolejne maile.

Jeśli spotkanie nie ma określonego programu, ram czasowych ani jasno określonych celów, to przepis na katastrofę i ogromne marnowanie czasu. Zamiast wykonywać swoje zadania, siedzisz na spotkaniu, które nie przynosi żadnych efektów.

Rozwiązanie:

Dobrze przygotowuj się do każdego spotkania – określ cel, program oraz ramy czasowe, których należy przestrzegać. Wiele tematów można załatwić także mailowo wysyłając konkretne instrukcje i założenia.

Wielozadaniowość, która jeszcze niedawno była uważana za bardzo pożądaną cechę, w rzeczywistości przynosi efekt przeciwny do oczekiwanego. Przełączając się między różnymi zadaniami, potrzebujemy aż 20 minut, aby ponownie skupić się na tym, co robimy. Marnujemy przez to mnóstwo czasu i dodatkowo jesteśmy nieefektywni i nieskuteczni.

Rozwiązanie:

Grupuj podobne zadania w jeden blok czasu i zajmuj się nimi jedno po drugim.

Strach powstrzymuje nas przed podejmowaniem decyzji. Zwlekamy i nie podejmujemy żadnego działania. Marnujemy nasz czas i oddalamy się od naszych marzeń czy celów.

Rozwiązanie:

W pierwszej kolejności musisz znaleźć przyczynę swojego strachu. Kiedy rozpoznasz powód i zrozumiesz go, możesz znaleźć sposób radzenia sobie z nim.

Zachęcam Cię także do działania mimo strachu, bo czas jest niezwykle cenny i szkoda go marnować, co rozważanie “co może się stać złego”. Lepiej myśleć o tym, jak wiele dobrego może się wydarzyć.

Im dłużej decydujesz, tym więcej czasu tracisz. Nie podejmując działań, nie zobaczysz żadnych rezultatów. Nie namawiam Cię do szybkiego podejmowania decyzji bez wcześniejszej analizy sytuacji, ale do nie odwlekania momentu, kiedy decydujesz, co dalej, bo bardzo często to przeciąganie nie wnosi nic pożytecznego.

Rozwiązanie:

Postaraj się szybko uzyskać wszystkie istotne dane, które możesz wykorzystać do podjęcia decyzji. Jeśli istnieje więcej niż jeden oczywisty wybór, zastanów się nad swoimi celami i wybierz jedną z opcji, która daje Ci największe szanse na sukces. Czasami naprawienie błędnej decyzji jest będzie lepsze niż niepodejmowanie decyzji w ogóle.

Wszelkie rozpraszacze bardzo mocno utrudniają pracę głęboką i skupianie się na swoich zadaniach. Za każdym razem, kiedy coś oderwie Cię od pracy, potrzebujesz później bardzo dużo czasu na ponowny powrót do skupienia. To mogą być powiadomienia w telefonie, pukanie do drzwi, telefon od znajomego czy film, który leci niedaleko Ciebie w telewizji.

Rozwiązanie:

Kiedy zaczynasz pracę zadbaj o spokojne miejsce bez rozpraszaczy. Wyłącz powiadomienia, uprzedź rodzinę, aby Ci nie przeszkadzali, wyłącz telewizor. Niestety nikt oprócz Ciebie nie jest w stanie zapewnić Ci odpowiednich warunków do pracy. Musisz to zrobić samemu.

Nawet jeśli masz jasno określone cele, ale nie masz skutecznego systemu zarządzania zadaniami, będziesz marnować wiele swojego czasu. Zanim zaczniesz pracę, będziesz zastanawiać się co wykonać w pierwszej kolejności, co jest ważniejsze, czym zająć się później… To wszystko wymaga czasu.

Rozwiązanie:

Przed rozpoczęciem pracy stwórz plan działania, który obejmuje wszystkie kroki, które musisz wykonać, aby osiągnąć cel. Określ ramy czasowe wszystkich zadań i ustal ich priorytety. Zawsze zaczynaj działać od najważniejszych zadań. Każdy dzień pracy kończ analizą swojego planu i jego aktualizacją na kolejny dzień.

Tracimy wiele czasu na poszukiwanie brakujących dokumentów, plików czy narzędzi, które są nam niezbędne do pracy. Brak organizacji miejsca pracy to marnowanie czasu i energii.

Rozwiązanie:

Zanim zaczniesz realizować zadania uporządkuj swoje miejsce pracy i przygotuj wszystko, co będzie Ci potrzebne. Regularne sprzątanie, odkładanie wszystkiego na swoje miejsce i utrzymanie porządku pozwoli Ci zyskać wiele cennego czasu.

Z pewnością codziennie korzystasz w pracy z wielu różnorodnych narzędzi takich jak kalendarz, listy zadań, aplikacje służbowe itp. Nieumiejętne korzystanie z tych narzędzi marnuje Twój czas i zwiększa Twoją frustrację.

Rozwiązanie:

Naucz się odpowiednio wykorzystywać swoje narzędzia. Zacznij korzystać z ich potencjału i przede wszystkim wybierz narzędzia, które są dla Ciebie pomocne, a nie takie, które dostarczają Ci więcej problemów. Jeśli Twoja lista zadań nie jest zbyt zaawansowana, nie korzystaj z aplikacji do zarządzania projektami, które są trudniejsze i wymagają dłuższego wdrożenia w ich używanie.

Z pewnością są czynności, które wykonujesz wielokrotnie. Jeśli za każdym razem musisz je robić na nowo, bez wykorzystywania przygotowanych schematów czy automatyzacji, tracisz wiele czasu. Procesy czy nawyki znacząco ułatwiają codzienne działanie i skracają czas, który potrzebujesz na wykonanie pewnych zadań.

Rozwiązanie:

Udoskonalaj swoje umiejętności i zawsze staraj się ulepszać swoje procesy i nawyki. Wypisz wszystkie powtarzalne czynności i pomyśl jak możesz je zautomatyzować.

Nie jesteśmy dobrzy we wszystkim, a nasza doba ma jedynie 24 godziny. Nie jesteśmy w stanie wykonywać wszystkiego samodzielnie i wszystkiego robić dobrze. Poświęcając czas na wykonywanie zadań o niskiej wartości, nie starcza nam czasu na ważne zadania, które rozwijają nas czy naszą firmę.

Rozwiązanie:

Wyobraź sobie jak wiele możesz zrobić, kiedy oddelegujesz nielubiane bądź mniej ważne zadania innym. Zastanów się, co musisz robić osobiście, a co możesz zlecić dalej. Pieniądze, które wydasz na przekazanie pracy, możesz odrobić z nawiązką robiąc to, co ważne.

To jedna z tych rzeczy, które trudniej zrobić niż powiedzieć. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, grafikiem czy blogerem, dążenie do perfekcji jest nie tylko nierealne, ale także jest bardzo dużą stratą czasu, ponieważ jest praktycznie niemożliwe. Dojdziesz do punktu niezdrowej obsesji, która przeszkodzi Ci w rozwoju.

Rozwiązanie:

Zamiast tego skup się na ciągłym doskonaleniu siebie i swoich procesów, które pozwolą Ci działać szybciej i efektywniej. Utrzymuj wysoką jakość swojej pracy, ale nie podążaj ślepo za nierealną perfekcją.

Popełnianie błędów jest zdecydowanie dużą częścią naszego życia i biznesu. Jest wręcz nieuniknione. Jednak z całą pewnością w wielu przypadkach można uniknąć powtarzania tych samych błędów.

Rozwiązanie:

Spróbuj bardziej świadomie podchodzić do swoich zadań i analizuj działania, które wykonujesz. Zasięgnij porady mentorów lub trenerów, którzy mają doświadczenie w tej konkretnej dziedzinie.

Czasami zdarza się, że wykonujemy jakieś zadanie tak długo, że przywiązujemy się do niego i robimy je dalej, mimo, że zadanie to nie ma już większego znaczenia. Wykonanie go nie przyniesie już żadnych korzyści. Jeśli chodzi o produktywność, ważne jest, aby regularnie oceniać rzeczywistość i dopasować swoje działania do aktualnej sytuacji.

Rozwiązanie:

Regularnie przeglądaj swoje wyniki w odniesieniu do swoich celów i swojego środowiska. Jeśli to możliwe, skorzystaj z opinii kogoś, kto potrafi spojrzeć na sprawy obiektywnie. Zmiana nie musi być zła, o ile potrafisz się dostosować i ciągle się uczyć.

Odpoczynek i rozrywka jest potrzebna i nie ma w nich nic złego. Problem pojawia się kiedy rozrywka zajmuje większość naszego czasu. Kiedy spędzamy zbyt wiele godzin na oglądaniu telewizji, przeglądaniu mediów społecznościowych, czy graniu w gry, marnujemy masę czasu, który możemy poświęcić na rozwój czy wykonywanie ważnych zadań.

Rozwiązanie:

Postaw na dyscyplinę. Ustal harmonogram i granice czasu, który spędzasz na rozrywce. Planuj przerwy na odpoczynek i pilnuj, aby nie przekraczać wyznaczonego czasu.

Jeśli stale rozpamiętujesz przeszłość to z pewnością nie jesteś w stanie skupić się na teraźniejszości. Pogrążanie się w niepotrzebnych dramatach i zbytnie narzekanie na to, co było nie zaprowadzi Cię tam, gdzie chcesz dojść. Rozpamiętywanie przeszłości to ogromne marnowanie czasu, bo nie masz już żadnego wpływu na to, co się wydarzyło.

Rozwiązanie:

Zaakceptuj przeszłość, ucz się na błędach i idź dalej realizować swoje cele.

W ciągu dnia z pewnością wpadają Ci do zrobienia małe zadania, których wykonanie zajmie Ci chwilę. Kiedy zapisujesz je do zrobienia na później tracisz swoją energię i czas, które możesz wykorzystać od razu na wykonanie tego zadania. Problemem są także zadania, do których musisz wrócić, bo zostały źle bądź niedokładnie wykonane za pierwszym razem.

Rozwiązanie:

Stosuj zasadę “raz a dobrze”. Wykonuj zadania od razu dobrze, aby nie było konieczności wracania do nich.

Jeśli masz jakieś zadanie, którego wykonanie zajmie Ci 2 minuty – nie zapisuj go na listę, tylko od razu je wykonaj.

Podobnie jak w przypadku rozpraszania uwagi, nieumiejętność odmawiania prowadzi do utraty dużej ilości czasu. Ciągłe mówienie „tak” nowym, nieprzemyślanym możliwościom lub współpracownikom proszącym o przysługę pochłonie Twoją energię i uwagę, które są ograniczonymi zasobami i które należy przeznaczyć na najważniejsze zadania w tej chwili.

Rozwiązanie:

Ustal granice i naucz się grzecznie odrzucać oferty, które nie są związane z Twoimi celami.

Ostatni punkt, ale jeden z ważniejszych to brak celu. Kiedy go nie posiadasz, nie wiesz jakie zadania należy wykonać i działasz na ślepo. Poświęcasz swój czas na mało wartościowe zadania, które nie zmieniają nic w Twoim życiu.

Rozwiązanie:

Możesz robić mniej, ale działać lepiej, kiedy masz określone cele i wiesz, czego chcesz. Zanim przystąpisz do działania zastanów się czego pragniesz i określ dokładnie swoje cele. Do nich zapisz zadania, które pomogą Ci te cele osiągnąć.

Pamiętaj, że czas jest jednym z najcenniejszych zasobów, jakie posiadasz. Z tego powodu najlepiej unikać jego marnowania i zamiast tego skupić się na wartościowych i odpowiednich działaniach, które przybliżają Cię do celów.