Większość osób, które chcą pracować szybciej, zaczyna od szukania kolejnej aplikacji do zarządzania zadaniami, nowej metody planowania albo coraz bardziej rozbudowanego systemu organizacji. Sama przez to przechodziłam. W swoim życiu przetestowałam masę kalendarzy i aplikacji. Część z nich rzeczywiście była pomocna, ale z perspektywy czasu widzę, że największą różnicę zrobiły nie narzędzia, lecz codzienne nawyki. Co ważne, większość z tych nawyków nic nie kosztuje. Nie wymagają nowych aplikacji ani skomplikowanych systemów. Wystarczy odrobina konsekwencji. Oto sześć nieoczywistych nawyków, które najmocniej wpłynęły na moją produktywność i szybkość pracy.
Na co dzień prowadzę dwie firmy i wiele projektów jednocześnie. Do tego regularnie publikuję artykuły i posty, tworzę nowe produkty i organizuję eventy. To wszystko wymaga dopracowanego sposobu zarządzania czasem.
To nie aplikacje sprawiają, że pracuję sprawniej. Nie jest to również kwestia większej motywacji czy większej liczby godzin spędzonych przy biurku. Największą różnicę zrobiło u mnie kilka prostych i niepozornych nawyków, które regularnie stosuję.
Przez wiele lat zaczynałam dzień od przygotowania klasycznej listy zadań. Zapisywałam wszystko, co chciałam zrobić i miałam poczucie, że jestem dobrze zorganizowana. Problem polegał na tym, że taka lista nie miała nic wspólnego z rzeczywistością.
Bez większego problemu potrafiłam zaplanować pracę na dwanaście godzin, mimo że wiedziałam, iż realnie mogę poświęcić na nią siedem czy osiem godzin. Efekt był łatwy do przewidzenia. Wieczorem patrzyłam na niewykonane zadania i miałam wrażenie, że znowu się nie wyrobiłam.
Dzisiaj robię to zupełnie inaczej.
Pracuję na blokach czasu. Każde zadania wrzucam w kalendarz z szacowanym czasem realizacji. Jeżeli (dla przykładu) przygotowanie artykułu zajmuje około dwóch godzin, właśnie tyle zaznaczam w kalendarzu.
To jedna drobna zmiana, ale dzięki niej mój plan dnia stał się realistyczny. Już na etapie planowania widzę, że nie zmieszczę dziesięciu dużych zadań w jednym dniu i mogę świadomie zdecydować, które z nich naprawdę są najważniejsze.
Jeśli chciałabym podpowiedzieć jedną rzecz osobie, która ciągle ma poczucie zaległości, byłoby to właśnie planowanie zadań z jednoczesnym szacowaniem czasu potrzebnego na ich wykonanie.
I co ważne 👉 planuję jakieś 70-80% czasu w ciągu dnia, bo zawsze znajdą się jakieś pilne tematy, których wcześniej nie przewidziałam.
Kiedyś każde powtarzalne zadanie zaczynałam od zera. Pisałam podobne wiadomości, tworzyłam od nowa strukturę artykułu, przypominałam sobie kolejne kroki publikacji wpisu na blogu czy wejścia nowego produktu do sprzedaży. Długo nie zauważałam, ile tracę za każdym razem na to czasu.
Dzisiaj, jeżeli jakieś zadanie powtarza się regularnie, tworzę dla niego szablon.
Mam gotowe checklisty publikacji artykułów, wzory wiadomości e-mail, schematy notatek ze spotkań, szablony dokumentów, które się powtarzają a nawet listy rzeczy do spakowania na wyjazdy. Dzięki temu nie zastanawiam się za każdym razem, co zrobić jako pierwsze i czy o czymś nie zapomniałam.
To również świetny sposób na ograniczenie zmęczenia decyzyjnego. Każda decyzja, której nie muszę podejmować, zostawia więcej energii na pracę twórczą.
Jeżeli wykonujesz jakąś czynność regularnie, zastanów się, czy nie warto poświęcić kilkunastu minut na przygotowanie prostego szablonu. Bardzo możliwe, że w ciągu roku zaoszczędzisz dzięki temu wiele godzin.
To jeden z tych nawyków, o których praktycznie nikt nie mówi.
Dużo osób zapisuje dokumenty jako „Nowy dokument”, „Final”, „Ostateczna wersja” albo „Poprawiona”. Problem pojawia się kilka miesięcy później, gdy trzeba znaleźć konkretny plik.
Ja od dawna stosuję prostą zasadę. Nazwa dokumentu ma od razu mówić, czego dotyczy. Jeżeli ma to znaczenie, dodaję również datę lub numer wersji. Dzięki temu nie muszę pamiętać, w którym folderze coś zapisałam. Wystarczy, że wpiszę kilka słów w wyszukiwarce systemowej i po kilku sekundach mam przed sobą właściwy plik.
To drobiazg, który codziennie oszczędza kilka minut. W skali miesiąca robi się z tego już całkiem pokaźna liczba godzin.
Jeszcze kilka lat temu moje poranki wyglądały zupełnie przypadkowo. Najpierw sprawdzałam media społecznościowe, później odpowiadałam na wiadomości, robiłam kawę, przeglądałam internet i dopiero po kilkudziesięciu minutach zastanawiałam się, czym właściwie powinnam się zająć.
Dzisiaj mam swoją rutynę, która bardzo mi pomaga wejśc w tryb pracy.
Po pierwsze, moja spokojna, poranna rutyna to czas tylko dla mnie. To właśnie ten moment nadaje ton na resztę dnia. Dbam o to, aby się nie spieszyć i poświęcić go rzeczywiście dla siebie. Po drugie, start pracy to zawsze podobny schemat. Codziennie siadam do biurka o 8 i jestem gotowa do działania. Czasem zdarząją się dni, kiedy o 5 lub 6 robię sobie poranną sesję skupienia, kiedy wiem, że się nie wyrobię w ciągu dnia, lub potrzebuję całkowitego spokoju do pracy. Jednak najczęściej zaczynam pracę równo o godzinie 8. Taka powtarzalność jest bardzo dobra dla naszej wydajności. Pracę zawsze zaczynam od otworzenia aplikacji do zarządzania zadaniami TickTick, gdzie mam rozpisany plan dnia, i zabieram się za pierwsze zadanie. Planuję pracę zazwyczaj dzień wcześniej, aby nie tracić już na to rano czasu.
Schemat jest prosty: robię sobie kawę, siadam do biurka, uruchamiam komputer, otwieram tylko program, których naprawdę potrzebuję, sprawdzam przygotowany dzień wcześniej plan i praktycznie od razu przechodzę do pracy. 👩💻 Ta powtarzalność ma ogromną zaletę.
Nie marnuję energii na zastanawianie się, od czego zacząć. Mój mózg wie, że skoro wykonuję tę samą sekwencję czynności, to właśnie rozpoczął się czas pracy.
Porządek często kojarzy się wyłącznie z estetyką. Dla mnie jest przede wszystkim narzędziem zwiększającym koncentrację. Jeżeli na biurku leżą dokumenty z pięciu różnych projektów, telefon, notatki i kilka przypadkowych przedmiotów, mózg nieustannie rejestruje te bodźce. Nawet jeśli wydaje nam się, że ich nie zauważamy.
Dlatego przed rozpoczęciem pracy zostawiam na biurku wyłącznie rzeczy związane z aktualnymi zadaniami. W kwestii biurka jestem typową minimalistką i najbardziej lubię, jak znajduje się na nim tylko komputer i ewentualnie potrzebne dokumenty. Wszystkie pierdoły, długopisy, notesy trzymam w szafce i wyciągam je tylko, jak są potrzebne.
Podobnie robię z komputerem. Regularnie porządkuję foldery, usuwam niepotrzebne pliki i staram się, aby pulpit był pusty (uwielbiam pusty pulpit ♥️). Tak jak wcześniej pisałam, przykładam także dużą wagę do odpowiednich podpisów plików. Dzięki temu wszystko szybko znajduję, i pilnuję, aby pliki znajdowały się dokładnie tam, gdzie powinny być, a ja nie tracę czasu na szukanie dokumentów czy zastanawianie się, gdzie coś zapisałam.
To jeden z tych nawyków, którego efekt trudno zauważyć po jednym dniu. Po kilku miesiącach różnica jest jednak ogromna.
To chyba nawyk, który najbardziej wpłynął na moje samopoczucie i produktywność.
Kiedyś zostawiałam najtrudniejsze zadania na później. Najpierw odpowiadałam na wiadomości, wykonywałam drobne zadania i zajmowałam się wszystkim, co było łatwe. To jest fajne na rozruch i są dni, kiedy nie mogę się zebrać do działania i takie małe zadania pomagają wejść w rytm. Jednak na co dzień dużo lepsze jest inne rozwiązanie.
Kiedy najważniejsze zadanie czeka na mnie przez cały dzień, narasta duże napięcie. Im dłużej je odkładam, tym bardziej wydaje się trudne. Dlatego od dłuższego czasu, robię zupełnie inaczej.
Najpierw wykonuję zadanie, które ma największy wpływ na moje cele albo wymaga największego skupienia. Dopiero później przechodzę do mniejszych spraw. To sprawia, że już przed południem mam za sobą najważniejszą pracę. Reszta dnia staje się spokojniejsza, a ja nie noszę w głowie myśli, że „jeszcze muszę zrobić tę jedną trudną rzecz”. To ogromna ulga psychiczna. ♥️ Poza tym warto pamiętać, że rano mamy najwięcej energii i wykonanie takich zadań idzie nam najczęściej dużo sprawniej.
Jestem przekonana, że produktywność rzadko wynika z jednego wielkiego odkrycia. Znacznie częściej jest efektem dziesiątek małych decyzji podejmowanych każdego dnia.
Nie potrzebujesz nowej aplikacji ani kolejnego kursu o zarządzaniu czasem. W wielu przypadkach wystarczą proste nawyki, który konsekwentnie będziesz powtarzać przez kilka tygodni. Po roku możesz odkryć, że pracujesz znacznie szybciej niż kiedyś, chociaż właściwie nie wydarzyło się nic spektakularnego.
I właśnie na tym polega siła dobrych nawyków. ♥️
Produktywność nie polega na wykonywaniu większej liczby zadań, ale na robieniu tych, które naprawdę mają znaczenie. W praktyce największe efekty przynosi planowanie dnia, ograniczenie rozpraszaczy, praca w blokach skupienia oraz budowanie prostych nawyków. Nie próbuj zmieniać wszystkiego jednocześnie. Wybierz jeden nawyk i stosuj go konsekwentnie przez kilka tygodni.
Więcej znajdziesz w artykule:
>> Jak pracować bardziej produktywnie?
Polecam Ci także e-booka: 25 trików zwiększających produktywność.
Najlepiej zacząć od planowania kolejnego dnia jeszcze poprzedniego wieczoru. Oprócz listy zadań warto określić również orientacyjny czas potrzebny na ich wykonanie. Dzięki temu łatwo ocenisz, czy Twój plan jest realistyczny i unikniesz przeładowanego harmonogramu.
Dla początkujących w kwestii zarządzania czasem, polecam mojego e-booka: Planowanie od podstaw.
Większość z nas ma tendencję do niedoszacowywania czasu potrzebnego na wykonanie pracy. Gdy przypisujesz konkretny czas do każdego zadania, tworzysz plan oparty na rzeczywistości, a nie na optymistycznych założeniach. To pozwala ograniczyć frustrację i znacznie lepiej zarządzać własnym dniem.
Dowiedz się więcej o pracach w blokach czasu z artykułu: Odkryj skuteczną metodę time blocking.
Do najbardziej skutecznych nawyków należą planowanie dnia, rozpoczynanie pracy od najważniejszego zadania, korzystanie z checklist i szablonów, utrzymywanie porządku w miejscu pracy, ograniczanie liczby rozpraszaczy oraz wypracowanie stałej rutyny rozpoczynania dnia.
Zdecydowanie tak. Checklisty sprawdzają się wszędzie tam, gdzie wykonujesz powtarzalne zadania. Dzięki nim nie musisz za każdym razem przypominać sobie kolejnych kroków, a ryzyko pominięcia ważnego elementu znacząco maleje.
Najwięcej czasu oszczędzają szablony wiadomości e-mail, checklisty do powtarzalnych procesów, wzory dokumentów, szablony notatek oraz gotowe struktury artykułów, ofert czy prezentacji. Każde zadanie wykonywane regularnie warto przekształcić w prosty szablon.
Najskuteczniejszym sposobem jest wykonywanie ich jako pierwszych. Rano dysponujemy zwykle największą ilością energii i łatwiej nam się skupić. Im dłużej odkładamy trudne zadanie, tym bardziej rośnie stres związany z jego wykonaniem.
Tak. Każdy dodatkowy przedmiot znajdujący się w zasięgu wzroku stanowi bodziec dla mózgu. Im mniej rozpraszaczy znajduje się na biurku, tym łatwiej utrzymać koncentrację. Warto zadbać również o porządek w komputerze, folderach i na pulpicie.
Najważniejsze jest wypracowanie jednego systemu nazewnictwa. Nazwa pliku powinna od razu informować, czego dotyczy dokument. W wielu przypadkach warto dodać także datę lub numer wersji. Dzięki temu odnalezienie pliku zajmuje kilka sekund, nawet jeśli nie pamiętasz, gdzie został zapisany.
W Niezbędniku do pracy w skupieniu, znajdziesz workbooka: Dostosuj swój komputer (wraz z checklistą), który przeprowadzi Cię przez cały proces dostosowywania swojego komputera tak, aby wspierał Cię w pracy w skupieniu. Znajdziesz w nim konkretne kroki i wskazówki.
Tak. Rutyna ogranicza liczbę decyzji, które musisz podejmować każdego dnia. Gdy codziennie rozpoczynasz pracę w podobny sposób, łatwiej wejść w stan skupienia i szybciej rozpocząć wykonywanie najważniejszych zadań.
Najlepiej zacząć od usunięcia najczęstszych źródeł rozproszeń. Wyłącz powiadomienia, odłóż telefon poza zasięg wzroku, zamknij niepotrzebne karty w przeglądarce i pracuj nad jednym zadaniem jednocześnie. Nawet niewielkie ograniczenie liczby bodźców może znacząco poprawić koncentrację.
W większości przypadków nie. Przełączanie się między zadaniami sprawia, że mózg potrzebuje czasu, aby ponownie się skupić. Znacznie lepsze efekty przynosi wykonywanie jednego zadania do końca, a dopiero później przechodzenie do kolejnego.
Niekoniecznie. Dobrze dobrana aplikacja może ułatwić organizację pracy, ale nie zastąpi dobrze wypracowanych nawyków. Wiele osób osiąga świetne rezultaty, korzystając z prostego kalendarza, notatnika lub listy zadań.
Do najczęściej popełnianych błędów należą tworzenie zbyt długich list zadań, brak określenia czasu potrzebnego na ich wykonanie, rozpoczynanie dnia od sprawdzania poczty i mediów społecznościowych, odkładanie najtrudniejszych zadań oraz brak stałego systemu organizacji plików i dokumentów.
Kluczem jest eliminowanie czynności, które nie wnoszą wartości. Korzystaj z szablonów, automatyzuj powtarzalne zadania, planuj dzień z wyprzedzeniem, wykonuj najważniejsze zadania rano i regularnie porządkuj swoje miejsce pracy. Dzięki temu w tym samym czasie wykonasz więcej naprawdę istotnych zadań, bez konieczności wydłużania dnia pracy.
