Kalendarz Google – 7 wskazówek zwiększających efektywność

Google stale pracuje, aby ulepszać swoje produkty i jednocześnie ułatwiać nam korzystanie ze wszystkich swoich aplikacji. Kolejne zmiany przyniosły wiele ciekawych funkcji, które rewelacyjnie sprawdzają się w naszym codziennym życiu. Poznaj kilka wskazówek, które zwiększą Twoją efektywność każdego dnia.

Tak jak w życiu prywatnym, tak i tutaj, warto rozdzielić życie zawodowe od prywatnego. Stwórz jeden kalendarz do pracy, jeden do życia osobistego, jeden do Twoich dodatkowych działalności czy pasji. Kalendarze muszą odpowiadać Twoim rzeczywistym potrzebom.

Dzięki temu w każdej chwili możesz wyłączyć któryś z kalendarzy. Otrzymasz wtedy czysty widok wydarzeń, na których w danej chwili najbardziej Ci zależy.

Pamiętaj, że możesz skorzystać także z funkcji udostępniania określonych kalendarzy innym. Np. kalendarz zawodowy udostępnić współpracownikom, a prywatny partnerowi 😉

Jak stworzyć różne kalendarze?

Po lewej stronie na pasku bocznym pod kalendarzem miesięcznym znajdują się Twoje kalendarze. Przy napisie “inne kalendarze” kliknij + i dodaj nowy kalendarz.

Następnie wybierz jaki rodzaj kalendarza chcesz dodać:

Niejednokrotnie wspominałam na swoim profilu o sile kolorów.

Również tutaj zasada ta sprawdza się idealnie!

Każdy ze stworzonych kalendarzy możesz oznaczyć innym kolorem. Możesz także zmieniać kolor każdego wydarzenia z osobna.

Kolorowy kalendarz będzie przykuwał Twoją uwagę i zachęcał do korzystania z niego. Kolory poprawią także jego czytelność. Na pierwszy rzut oka będziesz widziała jakie wydarzenia masz zaplanowane.

Jak zmienić kolory w kalendarzu?

Można to zrobić na kilka sposobów

1. Zmień kolor całego kalendarza

Po kliknięciu pojawią się ustawienia i możliwość zmiany kolorów.

2. Zmień kolor pojedynczego wydarzenia

Stwórz wydarzenie i kliknij na nie prawym przyciskiem myszy. Pojawią się skrócone ustawienia i możliwość zmiany koloru na jeden z podstawowych.

Jeśli chcesz więcej ustawień wejdź w edycję danego wydarzenia.

Technika blokowania czasu to bardzo fajny sposób na zwiększenie swojej produktywności.

Jeśli masz coś do zrobienia zapewnij sobie czas na wykonanie tego zadania.

Zaznacz w kalendarzu czas, który poświęcasz na określenia czynności i nie rób w tym czasie niczego innego.

Technika blokowania czasu to metoda łącząca w sobie zarządzanie zadaniami i pracę z kalendarzem.

Tworzysz “bloki” czasowe w swoim dniu i przypisujesz im konkretne zadania.

To niezwykle produktywny sposób zarządzania czasem.

To jeden z błędów, które popełniałam przez wiele lat. Dopiero jak przestałam tak robić odkryłam jak mocno wzrosła moja efektywność, a zadania z listy były wykonywane dużo szybciej.

Dlaczego?

Nasz mózg nie lubi nadmiaru informacji. Jeśli w jednym miejscu trzymasz wydarzenia zawodowe, prywatne, a do tego wszystkiego dokładasz listę zadań… w rezultacie nie skupisz się na żadnym z tych elementów. Twoje przytłoczenie ilością informacji będzie działało demotywująco i zmniejszy się ilość zadań, które wykonasz. Co gorsze, ważne zadania znikną niezauważone w stercie innych informacji.

Kalendarz powinien zawierać jedynie wydarzenia oraz bloki czasowe (do korzystania z nich mocno Cię zachęcam). Lista zadań powinna znaleźć się w osobnym miejscu.

Google oferuje m.in. notatki Google Keep z możliwością odhaczania wykonanych zadań oraz Listy zadań. Możesz mieć je otwarte razem z kalendarzem i jednocześnie pozostawić kalendarz czysty i przejrzysty.

Możesz także korzystać z innych aplikacji (ja korzystam często z aplikacji TickTick) czy papierowych list zadań.

Wiem jak ważne jest, aby mieć pod ręką miejsce do zapisywania szybkich notatek.

Google ma na to swoje rozwiązanie.

W tym samym okienku, co kalendarz Google, możesz otworzyć notatki Google Keep. Notatki te dają wiele możliwości. O wszystkich opowiem Wam już wkrótce 👉 bądźcie czujni.

Jeśli potrzebujesz zrobić sobie szybkie notatki – nie ma lepszego miejsca, które współpracuje z tym kalendarzem.

Jak je włączyć?

Jeśli nie masz po prawej stronie paska, na którym znajduje się ikona Google Keep, wejdź w ustawienia i wybierz “pobierz dodatki”.

Znajdź interesującą Cię aplikację i kliknij pobierz. Pojawi się na pasku z prawej strony. Po kliknięciu ikonki, otworzy się obok kalendarza i da Ci możliwość korzystania z nich jednocześnie.

Jeśli jesteś osobą, która ma zapełniony plan każdego dnia, takie przypomnienia wysyłane na Twój adres e-mail to duża pomoc. Najlepiej ustawić je z samego rana, aby od tej wiadomości rozpoczynać nowy dzień pracy.

W ogromie różnych wydarzeń, które mają miejsce każdego dnia łatwo o czymś zapomnieć. W ustawieniach kalendarza Google możesz ustawić sobie przypomnienia, które będą automatycznie wysyłane do Ciebie na Twój adres mailowy. W wiadomości otrzymasz plan działania na dany dzień.

Mnie ta forma nie przekonuje, ale wielu moich znajomych z tego korzysta. Ja preferuję instalację aplikacji na moim telefonie i zaglądanie do niej zawsze kiedy tego potrzebuję. Każdy dzień rozpoczynam od przejrzenia kalendarza.

Jak je ustawić?

Wejdź w ustawienia i wybierz po lewej stronie “Ustawienia moich kalendarzy”. Wybierz kalendarz który Cię interesuje i następnie wybierz “powiadomienia o wydarzeniach”. Po prawej stronie kliknij w przycisk “Dodaj powiadomienie” i wybierz opcję E-mail oraz ustal czas, w jakim chcesz otrzymywać wiadomości.

Nie ma nic lepszego niż możliwość podglądu ważnych spraw wszędzie gdzie jesteś.

To daje poczucie spokoju, bo “trzymasz rękę na pulsie”.

Aplikację możesz ściągnąć na Androida oraz IOS. Dodatkowo możesz ustawić widgety na swoim pulpicie i skorzystać z jednego z kilku widoków, które zapewnia aplikacja.

Od lat żyję razem z moim kalendarzem. To mój najlepszy przyjaciel w planowaniu dnia. Korzystam z innych dodatkowych aplikacji, o których wkrótce Ci opowiem. Uwielbiam wykorzystywać programy, które ułatwiają mi życie.

A Ty korzystasz z aplikacji do zarządzania czasem? Daj znać w komentarzu :)