Jak ustalać priorytety? Poznaj 6 zasad

Zastanawiasz się jak ustalać priorytety? Przygotowałam dla Ciebie sześć kluczowych zasad, które pozwolą Ci efektywnie je określać. Dzięki temu skoncentrujesz się na tym, co naprawdę ważne i zwiększą się Twoje szanse na osiągnięcie sukcesu.

Ustalanie priorytetów stanowi filar produktywności, ponieważ pozwala skoncentrować wysiłki na zadaniach, które przynoszą najbardziej znaczące wyniki. Ogranicza bezcelową krzątaninę i kieruje energię na działania, które mają przybliżyć Cię do celu, zwiększając przy tym Twoją codzienną produktywność.

💡 Patrząc na ten temat szerzej, przy realizacji celów kluczową rolę odgrywa właśnie ustalanie priorytetów. Priorytety zapewnią Ci zgodność codziennych działań z celami długoterminowymi. Efektem będą regularne postępy, które przybliżą Cię do celu.

Uporczywie koncentrując się na zadaniach o dużym znaczeniu, budujesz pomost między swoimi obecnymi działaniami a spełnieniem swoich marzeń i realizacją celów.

Korzyści z ustalania priorytetów:

• Zwiększasz swoją efektywność i szanse na osiągnięcie celów
• Oszczędzasz swój czas
• Zmniejszasz poziom stresu
• Skutecznie wykorzystujesz swoją energię
• Efektywnie podejmujesz decyzje
• Szybciej się rozwijasz
• Unikasz przeciążenia zbyt dużą ilością zadań

Skoro już wiesz, jak ważne są priorytety, poznaj 6 zasad, które pomogą Ci nad nimi zapanować.

Rozróżnienie zadań ważnych od pilnych ma kluczowe znaczenie, ponieważ pilność może odwracać uwagę od tego, co naprawdę ważne.

Bardzo często kiedy wpada jakieś pilne zadanie, rzucamy wszystko i zajmujemy się właśnie tym. Reagując na pilne sprawy, zaniedbujesz ważne zadania, które przyczyniają się do osiągnięcia długoterminowych celów. Kiedy zadań pilnych wpadnie kilka w ciągu dnia, okazuje się, że nic z ważnych rzeczy nie zostało zrobione.

Koncentrując się bardziej na ważnych zadaniach, możesz mieć pewność, że Twoje wysiłki znacząco przyczynią się do osiągnięcia długoterminowych celów.

Jak to zrobić?

✅ Zacznij dzień z gotową listą zadań, które musisz tego dnia wykonać

✅ Oznacz, które zadania są ważne

✅ Ustaw te zadania zgodnie z ich ważnością

✅ Zadania ważne zawsze ustawiaj nad zadaniami pilnymi

💡 Pro tip

Zaczynaj dzień od najważniejszego zadania tego dnia (metoda Zjedz tę żabę) i miej pewność, że nawet jeśli w ciągu dnia coś Ci wyskoczy, to najważniejsze zadanie masz już wykonane.

Drobne zadania mogą zajmować Twoją przestrzeń w głowie i Twoją energię, powodując prokrastynację i nieefektywność. Kiedy od razu zajmiesz się tymi szybkimi zadaniami, zwolnisz umysłową i fizyczną przestrzeń roboczą, co pozwoli Ci skoncentrować się na większych, bardziej znaczących zadaniach.

Dodatkowo, zapisując takie szybkie zadania na listę — marnujesz swój czas i tworzysz bałagan na liście zadań. Możesz stracić z oczu te zadania, które są ważne.

Szybkie, 2-minutowe zadania mają pierwszeństwo w stosunku do zadań ważnych. Warunkiem jest jednak, że zadania te są rzeczywiście szybkie (do 2 minut) i że nie ma ich dużo. Kiedy masz więcej takich zadań, zgrupuj je w jeden blok czasu i wtedy wykonaj je wszystkie.

Jak to zrobić?

✅ Kiedy pojawi się jakieś szybkie zadanie (do 2 minut) – wykonaj je od razu

✅ Oceń, czy dane zadanie rzeczywiście trzeba wykonać — nie marnuj czasu na zadania nieistotne

✅ Robiąc w ten sposób regularnie, czyścisz swoją listę zadań z małych, przeszkadzających zadań i masz przestrzeń na zadania ważne

💡 Pro tip

Kiedy pracujesz w skupieniu, trzymaj obok siebie czystą kartkę. Kiedy pojawi się jakieś 2-minutowe zadanie, zapisz je na liście i zajmij się nim później. Nie przerywaj pracy w skupieniu, bo ona jest dużo ważniejsza niż wykonanie takiego szybkiego zadania.

Dostosowanie wymagających zadań do swoich naturalnych szczytów energii, maksymalizuje Twoją efektywność i ogranicza niepotrzebne zmagania. Kiedy trudne zadania planujesz wtedy, kiedy Twoja efektywność jest najmniejsza, marnujesz masę czasu, zwiększasz swoje zdenerwowanie i bardzo często ostatecznie nie wykonujesz tych zadań do końca.

Znając swoje rytmy biologiczne i odpowiednio dopasowując do nich swoje zadania, możesz zwiększyć produktywność oraz zmniejszyć stres i zmęczenie.

Jak to zrobić?

✅ Stwórz swój wykres produktywności (Więcej w artykule: jak stworzyć swój własny wykres wydajności)

✅ Określ w nim swoje górki wydajności (czy lepiej pracuje Ci się rano, czy późno wieczorem?)

✅ Zaplanuj swoje zadania w ciągu dnia zgodnie z Twoim wykresem wydajności

💡 Pro tip

Ustal najbardziej wymagające zadania na czas swojej górki produktywności. Zadania najmniej wymagające bądź odpoczynek zaplanuj na czas spadków energii.

Nie wszystkie zadania są sobie równe. Niektóre zadania zapewniają nieproporcjonalnie większą wartość i wpływ na realizację celów. Te zadania są dużo ważniejsze i na nich warto się skupić.

Nasza doba jest ograniczona i po prostu nie jesteśmy w stanie robić wszystkiego. Musisz nauczyć się wybierać, które zadania mają większe a które mniejsze znaczenie.

Stosowanie zasady Pareto zapewnia skupienie swoich wysiłków na zadaniach, które przynoszą największe korzyści, zwiększając ogólną produktywność i efektywność.

Jak to zrobić?

✅ Zapisz wszystkie zadania na liście

✅ Znajdź na liście zadania, które mają największe znaczenie z punktu widzenia Twojego celu i zrób z nich priorytet

💡 Pro tip

Pamiętaj o zasadzie 80/20 👉 20% Twoich codziennych zadań przynosi 80% wyników. Na Twojej liście jest wiele zadań, których wykonanie tak naprawdę nic nie zmienia. Skasuj te zadania z listy bądź oddeleguj je do zrobienia komuś innemu.

Duże i złożone zadania mogą wywołać u Ciebie zniechęcenie i mogą doprowadzić do prokrastynacji (odkładania wykonania tych zadań na później).

Dzięki podziale dużych zadań na możliwe do zarządzania podzadania praca staje się mniej przytłaczająca. Może to zwiększyć motywację i prawdopodobieństwo wykonania zadania. Ostatecznie doprowadzi to do znacznie wyższej produktywności.

Jak to zrobić?

✅ Znajdź duże zadania na swojej liście

✅ Podziel to zadanie na mniejsze i łatwiejsze do wykonania podzadania

💡 Pro tip

Do każdego takiego podzadania określ jego priorytet i zapisz termin realizacji. Dzięki temu będziesz mieć kontrolę nad realizacją całego dużego zadania i nie doprowadzisz do sytuacji, w której przez dłuższy czas zupełnie nic się nie dzieje. Aby duże zadania były zrealizowane potrzebna jest regularna praca przez większy okres czasu.

Czasami wizualny sposób przedstawienia Twoich zadań może pomóc Ci zrozumieć Twoje obciążenie pracą i pomóc w zarządzaniu nią. Łatwiej będzie CI wtedy także określić zadania ważne i nieważne, pilne czy niepilne.

Korzystanie z narzędzi takich jak macierz Eisenhowera może usprawnić podejmowanie decyzji dotyczących ważności i pilności zadań, poprawiając w ten sposób zarządzanie czasem i zmniejszając stres.

Jak to zrobić?

✅ Namaluj tabelkę składająca się z dwóch kolumn i dwóch wierszy — każdy kwadrat oznacz: pilne/ważne; niepilne/ważne, pilne/nieważne i niepilne/nieważne

✅ Przejrzyj swoje zadania z listy i wpisz je w odpowiedni kwadrat tabeli zgodnie z ważnością tego zadania

💡 Pro tip

Aby szybciej i sprawniej pracować na Macierzy Eisenhowera polecam Ci skorzystanie z aplikacji, które mają w sobie taką funkcję. Ja korzystam do zarządzania zadaniami z aplikacji TickTick, gdzie zadania automatycznie wpisują się w macierz po tym jak oznaczę ich priorytety oraz terminy wykonania zadania. To mocno ułatwia pracę.

Ustalanie priorytetów jest niezwykle ważne. Mocno zachęcam Cię do regularnego określania ważności swoich zadań.